menulis surat dinas

MENULIS SURAT DINAS BERKENAAN DENGAN

KEGIATAN SEKOLAH DENGAN SISTEMATIKA YANG TEPAT DAN BAHASA BAKU

Surat merupakan sarana komunikasi tertulis. Surat dipandang sebagai alat komunikasi tulis yang paling efesien, efektif, ekonomis, dan praktis dibandingkan dengan komunikasi lisan. Apa yang dikomunikasikan melalui surat akan sampai kepada alamat yang dituju sesuai dengan sumber aslinya. Peranan surat lebih penting lagi, terutama dalam surat resmi, seperti surat yang dikeluarkan oleh organisasi/lembaga, surat perjanjian jual beli, surat sewa-menyewa rumah, surat dagang, dan surat resmi lainnya. Sifat resmi sebuah surat bukan sala dilihat dari sistematika, penggunaan bahasa, dan isinya, melainkan juga mempunyai kekuatan hukum sebagai bukti tertulis. Surat-surat dalam arsip lama dapat dipakai sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu. Dalam hal ini, surat berfungsi sebagar alat bukti historis. Surat-surat yang telah diarsipkan itu dipakai sebagai alat pengingat. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas tiga jenis, yakni sebagai berikut:

1. Surat pribadi adalah surat yang berisi masalah pribadi yang ditujukan kepada keluarga, teman, atau kenalan. Karena sifatnya yang akrab dan santai, surat pribadi biasanya menggunakan bahasa ragam santai atau tidak resmi. Misalnya, surat untuk keluarga, orangtua, dan sahabat.
2. Surat dinas atau surat resmi adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau pemerintahan. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Misalnya, surat undangan rapat dan surat pemberitahuan.
3. Surat niaga adalah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Misalnya, surat penawaran, surat tagihan, surat permohonan lelang, surat perjanjian jual beli, dan periklanan.

MACAM-MACAM SURAT DINAS

Surat dinas ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Sebuah surat dinas dapat juga disebut surat resmi karena dikeluarkan oleh instansi resmi pemerintah atau bukan swasta. Namun, surat resmi belum tentu dapat disebut sebagai surat dinas.
Menulis surat dinas tentu berbeda dengan menulis kedua jenis surat yang lain yaitu surat pribadi dan surat niaga. Menulis surat dinas harus mengikuti aturan tertentu mengenai sistematika, isi, dan bahasa surat.

Syarat sebuah surat dinas:

1. Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
2. isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
3. bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan tidak menyinggung perasaan penerima,
4. harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.

Jenis surat dinas seperti surat undangan rapat, surat edaran, surat permohonan, surat penolakan,
surat tugas, surat perintah, surat pemberitahuan, dan surat panggilan.

SISTEMATIKA SURAT

Anda telah mengetahui bahwa surat dinas berbeda dengan surat pribadi. Salah satu perbedaannya terletak pada sistematika surat. Berikut ini adalah sistematika surat dinas dan contoh surat dinas serta sistematikanya.

1. kepala surat

2. tanggal surat

3. nomor surat

4. lampiran

5. hal/perihal

6. alamat yang dituju

7. alinea pembuka

8. alinea isi

9. alinea penutup

10. identitas penulis surat

11. pengesahan pihak berwenang

12. tembusan

Cara Penulisan Sistematika Surat Dinas

1. Kepala Surat
Disebut kepala surat karena letaknya berada di bagian paling atas dari sistematika surat dinas. Biasanya memuat nama instansi/organisasi, alamat, nomor telepon, faks, kode pos dan logo (jika ada) yang ditulis di tengah-tengah bagian kertas.

2. Tanggal Surat
Tanggal surat tidak didahului dengan nama kota karena informasi tentang nama kota sudah tercantum di dalam kepala surat. Tanggal surat harus ditulis dengan lengkap mencakup tanggal, bulan, dan tahun.

3. Nomor Surat
Nomor surat untuk setiap instansi/organisasi berbeda-beda sesuai dengan ciri/identitas kantor tersebut. Umumnya memuat nomor surat keluar, singkatan nama instansi/organisasi, bulan, dan tahun.

4. Lampiran
Penulisan kata lampiran harus ditulis dengan lengkap. Namun, jika sebuah surat tidak memiliki lampiran maka kata lampiran tidak perlu ditulis.

5. Hal
Hal berisi topik sebuah surat, seperti undangan, permohonan, dan edaran. Penulisan hal tidak disingkat karena bukan singkatan.

6. Alamat yang dituju
Alamat surat memakai singkatan Yth. tidak perlu lagi memakai kata Kepada karena merupakan sapaan tertulis terhadap orang yang dituju. Selain itu, setiap bagian alamat surat tidak diakhiri dengan tanda baca apapun.

7. Alinea pembuka
Alinea pembuka biasanya didahului dengan salam pembuka, seperti dengan hormat atau assalamu ‘alaikum wr. wb. Alinea pembuka diakhiri dengan tanda koma. Untuk alinea pembuka, disesuaikan dengan isi atau hal surat.

8. Alinea isi
Alinea isi berisi inti surat yang disampaikan. Isi surat dinas harus jelas, efektif, bahasanya lugas, dan tidak bertele-tele.
9. Alinea penutup

Alinea penutup merupakan simpulan isi surat, biasanya berupa harapan, penegasan, atau ucapan terima kasih. Penutup surat sebaiknya langsung menyapa si penerima surat dengan ucapan Saudara, Bapak, atau Anda. Setelah alinea penutup, diakhiri dengan salam penutup yang disesuaikan dengan salam pembuka.

10. Identitas penulis surat

Identitas penulis harus dicantumkan sebagai pertanggungjawaban penulis/pengirim surat. Umumnya memuat nama instansi, nama pejabat, nama jabatan, dan Nomor Induk Pegawai (NIP).

11. Pengesahan pejabat berwenang
Pengesahan ini berisi tanda tangan penanggung jawab surat dan cap instansi/organisasi.

12. Tembusan
Pencantuman tembusan berarti bahwa surat tersebut juga dikirimkan kepada nama yang tertera di sana agar nama tersebut mengetahui perihal surat tersebut.

Contoh surat dinas

Keefektifan bahasa dalam surat resmi ditandai dengan penggunaan bahasa yang memenuhi unsur sederhana/wajar, ringkas, jelas, sopan, dan menarik.

1. Sederhana/Wajar

Sederhana berarti lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik pemakaian kata-katanya maupun kalimat-kalimatnya.

2. Ringkas

Kalimat yang digunakan haruslah sehemat mungkin, namun memiliki makna/maksud yang jelas. Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami.

Perhatikan Contoh Berikut,
Bentuk Ringkas :

Saudara harus segera manandatangani surat perjanjian ini.

....kemudian Saudara mengawasi secara cermat kegiatan tersebut.
Bentuk Tidak Ringkas :

saudara harus segera membubuhkan tanda tangan dalam surat perjanjian ini.
...kemudian Saudara melakukan kegiatan pengawasan secara cermat kegiatan tersebut.

3. Jelas

Jelas berarti tidak samar-samar, tidak ambigu, atau tidak menimbulkan salah paham.
Perhatikan contoh berikut.
Atas perhatiannya, Kami ucapkan terima kasih.
(Kalimat penutup surat tersebut samar. Kata ganti -nya sebagai kata ganti orang ketiga tunggal dalam kalimat tersebut menjadi tidak jelas menerangkan siapa)

Perbaikannya agar lebih jelas sebagai berikut.
Atas perhatian Bapak/lbu/Saudnra, kami ucapkan terima kasih.

4. Menarik

Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankan, dan mengesankan. Untuk dapat menarik perhatian, kita dapat menggunakan kalimat yang bervariasi, paragraf induktif, dan gaya bahasa. Kamu tentu sudah pernah mempelajari surat dinas. Surat dinas merupakan surat yang dikirim oleh suatu lembaga kepada lembaga lain atau perseorangan. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa formal, yaitu bahasa baku yang sesuai dengan kaidah bahasa yang berlaku. Sistematika surat dinas terbagi menjadi beberapa bagian, antara lain terdapat kepala surat atau kop surat, yang berisi nama lembaga pembuat surat lengkap dengan alamatnya, nomor surat, tanggal surat, dan alamat tujuan.

5. Sopan

Kalimat yang sopan berarti menggunakan kalimat yang halus agar tidak menyinggung perasaan, menggunakan kata ganti atau sapaan, serta menggunakan kata-kata resmi.

Sistematika Surat Dinas

Menulis Surat Dinas Berdasarkan Isi, Bahasa, dan Format yang Baku

Meskipun teknologi sudah berkembang sangat pesat dan berbagai alat komunikasi canggih telah diciptakan, kedudukan surat sebagai sarana komunikasi belum sepenuhnya tergantikan. Apalagi, dalam urusan kedinasan yang bersifat resmi, surat menyurat masih sangat di butuhkan. Selain sebagai sarana komunikasi, surat juga berfungsi sebagai dokumen, arsip, atau bukti yang dibutuhkan untuk berbagai keperluan.
Surat dinas adalah surat yang dikirimkan oleh instansi/lembaga/ organisasi/badan/institusi (terutama pemerintahan) kepada seseorang atau instansi lain. Surat dinas berisi berbagai hal yang berhubungan dengan
Kepentingan administrasi pemerintahan.

Beberapa jenis surat yang termasuk surat dinas adalah sebagai berikut.

1. Surat Permohonan
Surat permohonan berisi permohonan atau permintaan sesuatu kepada pihak lain. Misalnya permohonan kepada seseorang untuk menjadi pembicara dalam suatu seminar, permohonan kepada pejabat untuk meresmikan suatu acara, Permohonan untuk menyebarluaskan suatu informasi, Permohonan izin, Permohonan mutasi/pindah tugas, dan permohonan peminjaman sesuatu.
Surat permohonan lazimnya dikirimkan kepada instansi yang secara structural organisasi lebih tinggi. Sementara untuk instansi atau pejabat yang lebih rendah, lebih tepat disebut sebagai surat permintaan atau penugasan Dalam surat permohonan harus disebutkan pokok pokok sebagai berikut.
a) Identitas pemohon.
b) Isi permohonan.
c) Tujuan dan alasan memohon.
d) Batas waktu maksimal untuk menjawab permohonan.
e) Pernyataan kesungguhan dalam memohon.

2. Surat Pemberitahuan
Surat pemberitahuan berisi suatu pengumuman atau sosialisasi informasi baru yang perlu diketahui oleh pihak lain yang terkait. Surat ini sifatnya hanya mengabarkan suatu berita sehingga tidak perlu untuk ditanggapi dalam bentuk surat. Secara umum, sistematika surat pemberitahuan adalah sebagai berikut.
a) Bagian pembuka, berisi masalah pokok surat
b) Bagian isi, berisi rincian, uraian, keterangan, atau penjelasan dari masalah pokok yang akan diberitahukan.
c) Bagian penutup, berisi harapan agar pihak yang dituju memaklumi hal yang disampaikan.

3. Surat Keterangan

Surat keterangan berisi keterangan resmi tentang status/kondisi seseorang atau barang yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Misalnya, surat berkelakuan baik, surat keterangan sehat terbebas dari narkoba, surat keterangan tidak mampu, dan surat keterangan pengalaman kerja. Surat ini biasanya dibuat oleh pimpinan atau pejabat tinggi dalam suatu institusi atas permintaan seseorang vang berkepentingan dengan isi keterangannya. Dalam surat keterangan ini, harus disebutkan:
a) data pribadi dan jabatan pihak vang membuat keterangan;
b) data pribadi pihak vang diterangkan;
c) isi keterangan;
d) keterangan tanggal berlakunya surat; dan
e) pernyataan bahwa keterangan yang dibuat adalah benar.

4. Memo dan Nota Dinas
Memo merupakan singkatan dari kata memorandum, yang berasal dari kata memory yang berarti ingatan. Istilah nota berasal dari kata note yang berarti catatan. Memo atau nota dinas adalah surat khusus yang dipakai antar pejabat di lingkungan suatu lembaga. Pemakaian memo tersebut berbeda dengan memo pribadi.
Memo pribadi dipakai oleh perseorangan dan dapat dikirim kepada siapa saja asal orang yang dituju sudah kenal baik dengan pengirim memo pribadi itu.

1. Contoh surat permohonan :

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL
Jalan Jenderal Sudirman Senayan Jakarta rozTo
No. Telepon (021) 5711144 (hunting)

13 April 2007
Nomor : 015315/A1/LL/Vl/2007
Lrnrpiran : 1 lembar berisi susunan acara
Hal : Pagelaran Gamelan Bali dalam Rangka Hardiknas 2007
Kepada
Yth. Kepala SD, SMP, SMA, SMKpar Santa Laurensia
di Serpong, Banten

Dengan hormat,
Kami sampaikan bahwa dalam rangka Peringatan Hari Pendidikan Nasional pada 2 Mei 2007 akan diadakan acara penyerahan Arsip Depdiknas kepada Kantor Arsip Nasional bertempat di Kantor Pusat Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman Jakarta, dilanjutkan dengan acar pagelaran kesenian.
Berkenaan dengan acara tersebut, kami mengharapkan peran serta pada acara kesenian dimaksud dengan menampilkan gamelan Bali.
Geladi belsih akan diadakan pada Senin, 30 Mei 2007, pukul 08.30 WIB.
Demiikianlah kami sampaikan. Atas partisipasi Bapak/lbu. Kami mengucapkan terima kasih

Ketua Seksi Upacara Bendera,
Protokol dan Ziarah
Hardiknas 2007
I Dewa Gde oka
I Dewa Gde Oka Wiwaha, SH

2. Contoh surat keterangan:

PT Sinar Gemilang Kinerja
Jln. Kepatihan VII NO. aB
Yogyakarta

SURAT KETERANGAN PENGAI-AMAN BEKERJA
No. 105/KODE. B/IVIII/2007

6 Agustus 2007
Yang berlanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. Cosmas Supriyatna
Jabatan : Direktur PT Sinar Gemilang Kinerja
alamat : Jl. Kepatihan VII NO.28
Yogyakarta

Menerangkan dengan sesungguhnva bahwa:
nama : Andika Putra Surnantri
alamat : Jl. Pakubuwono VII Sleman Yogyakarta 12120

benar telah bekerja pada perusahaan yang kami pimpin sejak tanggal 17 juli 2001sampai dengan 17 Juni 1997 dengan jabatan terakhir Asisten Manajer Marketing.
Selama menjadi karyawan pada perusahaan kami, Saudara Andika Putra Sumantri telah rmenunjukkan dedikasi yang tinggi terhadap perusahaan. Ia mengundurkan diri atas kemauannya sendiri.
Demikian surat keterangan ini kami buat agar pihak yang berkepentingan memakluminya.

Direktur
Cosmas
Ir. Cosmas Supriytna

3. Contoh Memo:

PT JASA MANDIRI
Kcpada : Kabag Pemasaran
Dari : Direktur Pemasaran
Hal : Promosi

sesuai dengan undangan seminar dari panitia pameran buku IKAPI, kami minta agar Saudara mempersiapkan rnakalah dan brosur yang akan dibagikan.

Terirna kasih
Jakarta. 3 Februari 2005

Joko Sumbogo

Aktivitas Diri

Bacalah dengan cermat surat permohonan berikut ini !

OSIS SMA PERMATA BANGSA
Jl. Amangkurat No, 57 Magelang Jawa Tengah
Teleoon 322 743

Magelang,8 Desember2 007
No. : 32/OSIS/PB/X/2006
Hal : Pemberitahuan

Kepada
YTH. lbu Kepala PMI Cabang Magelang
Di Magelang

Hormat kami,
Sehubungan dengan musim liburan akhir tahun yang sebentar lagi tiba. Kami para siswa-siswa SMA Permata Bangsa di Jl, Amangkurat No. 57 Magelang Jawa Tengah Telepon 322 743, akan mengisi kegiatan liburan akhir tahun ini dengan kegiatan yang positif. Kami akan menyelenggarakan kegiatan bhakti social berupa aksi donor darah, bazaar murah, dan kunjungan ke panti - panti social yang ada di sekitar Magelang. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan mulai tanggal 26 - 30 Desember 2007.
Berkaitan dengan hal, maka kami ingin meminjam satu unit mobil ambulans dan tenaga medis untuk memfasilitasi kegiatan social tersebut, khususnya untuk kegiatan donor darah.
Untuk informasi dan keterangan lebih lanjut berkenaan dengan kegiatan
tersebut, silahkan menghubungi kami pada nomor telepon 3218864 dengan Saudara Benowo.
Demikianlah permohonan ini kami ajukan kepada Saudara. Atas perhatian
dan kerjasamanya,k ami tidak lupa untuk menghaturkan banyak-banyak terima kasih sebelumnva.

Dengan hormat

Mengetahui,

Beatrix Vena Sukirmanto
Beatrix Vena Maharani Drs. Sukirmanto
Ketua Panitia Kegiatan Kepala Sekolah SMA PB
1. ldentifikasi dan tandailah bagian-bagian surat di atas yang kurang tepat.
2. Salin dan perbaikilah redaksional dan sistematika surat dinas di atas sehingga menjadi lebih baik dan benar.
3. Tulislah di selembar kertas dan kumpulkanlah kepada gurumu.

Uji Teori
1. Apakah yang dimaksud dengan surat dinas?
2. Mengapa surat masih digunakan dalam urusan-urusan dinas?
3. Sebutkan macam-macam jenis surat yang termasuk surat dinas!
4. Sebutkan pokok-pokok isi yang harus disebutkan pada surat permohonan peminjaman barang/alat!
5. Sebutkan sistematika surat keterangan pengalaman kerja!
6. Bagaimanakah ragam bahasa yang dipergunakan dalam surat dinas?